ALL IN ONE est une entreprise de sécurité incendie basée aux alentours de Toulouse mais qui travaille dans toute la France. Ses clients sont principalement des grandes enseignes. Ils se chargent de l’installation et de la maintenance de la sécurité incendie de tous types d’entreprises. Dans le but d’améliorer services, productivité et impact écologique, ils ont souhaité se tourner vers une digitalisation. Après une première tentative qui ne s’est finalement pas trouvée être la bonne solution, All In One s’est tournée vers Infocob BORVO, solution intégrale de gestion pour les professionnels de la sécurité incendie.
Une transition progressive du papier vers le numérique pour donner ce « plus » aux clients
Vous êtes une entreprise de sécurité incendie. Avez-vous des spécificités particulières ? Comment décrivez-vous votre entreprise ?
Notre métier consiste à réaliser l’installation, les vérifications et la maintenance des équipements de sécurité incendie. Cela comprend : extincteurs, désenfumages, alarmes, etc. Nous exerçons dans toute la France et travaillons en majorité pour de grandes enseignes. Notre entreprise n’a pour l’instant pas besoin de commerciaux : le bouche-à-oreille nous suffit pour étendre notre activité.
Comment travaillez-vous avant d’utiliser notre logiciel ?
Nous avions un logiciel de facturation et comptabilité. Il marchait bien, mais était limité. Le reste de notre travail se faisait beaucoup sur papier. Ensuite, nous avons voulu mettre en place une solution intégrale pour toute notre informatique. Cela a été un échec car l’outil proposé ne correspondait pas à nos besoins.
Pourquoi avez-vous opté pour un logiciel tel que le nôtre ?
Nous étions convaincus de l’intérêt d’une solution logicielle complète incluant la dématérialisation, à la fois pour nos techniciens sur le terrain et pour nos clients avec l’intranet.
Pour nos clients, nous souhaitions apporter ce « plus » avec un espace où ils retrouveraient toutes les informations les concernant. En effet, nos clients étaient demandeurs d’une solution intranet permettant de visualiser et suivre toutes les interventions effectuées et futures dans leurs bâtiments. Cela améliore la qualité de notre travail et apporte aussi un aspect plus professionnel.
Ensuite, sur le terrain, nous souhaitions équiper nos techniciens de tablettes pour que ceux-ci aient accès facilement à ce qui a déjà été mis en place et puissent éditer leurs rapports où qu’ils soient. Ils peuvent ensuite les envoyer directement aux clients sur place.
Enfin, d’un point de vue écologique, notre métier nécessite d’écrire en permanence des rapports, des bons de vérification, des bons de livraison… Pour nous sortir de tout ce papier, la digitalisation était une solution inéluctable.
Pourquoi avez-vous retenu Infocob BORVO ?
Infocob BORVO était adapté à nos besoins et l’espace intranet répondait également à nos attentes. Cette solution complète comprenant l’outil de gestion de la relation client et des interventions ainsi que le logiciel de gestion était idéale pour notre activité.
Une mise en place facile et plus rapide que prévu
Comment avez-vous vécu la mise en place du logiciel ?
Nous avions certaines inquiétudes lors du déploiement du logiciel suite à notre mauvaise expérience passée et à cause des nombreux changements notamment au niveau de la facturation.
Toutefois, la mise en place s’est très bien passée. L’installation a commencé avec le logiciel de gestion. Stéphane, notre interlocuteur, a été très compétent et nous étions même en avance sur les délais annoncés !
Ensuite, pour la partie relation client et gestion des interventions, nous avons été en contact avec Dominique. Il connaît le logiciel par cœur et tout s’est passé facilement. Nous avons pu mettre en place un outil paramétré pour nos méthodes de travail. Il est maintenant parfaitement adapté à nos besoins.
Avez-vous eu des retours ou des besoins sur le logiciel lors de l’installation ?
Nous avons eu quelques modifications à apporter quant à nos besoins. Sur les rapports et les devis par exemple, nous avions des champs à changer. Ses modifications ont été rapidement prises en compte et changées. Encore maintenant, si nous avons une requête, votre équipe est très réactive et ce que nous voulons changer ou ajouter est rapidement mis à jour.
Un outil facilement pris en main qui améliore l’organisation de l’entreprise
Quels bénéfices constatez-vous aujourd’hui ?
La mise en place du logiciel est récente, nous avons donc toujours un peu de papier au quotidien car cela prend du temps de gommer toutes les anciennes habitudes.
Même si cela prend toujours du temps de s’adapter et d’avoir des résultats, nous savons d’ores et déjà que nos prochaines vérifications et maintenances seront plus faciles. Les techniciens ont adhéré au projet et bien pris en main le logiciel sur leurs tablettes.
Le logiciel nous a tout de même permis de réduire les tâches administratives. Nous sommes maintenant plus professionnels dans notre approche. Nos techniciens sont plus précis et nos clients disposent d’un espace dédié qui leur facilite la vie.
Quels conseils donneriez-vous à vos confrères qui feraient le choix de digitaliser leur métier ?
Lors d’un tel projet, il faut prendre le temps de bien se préparer et définir précisément son besoin. Mettre en place un projet de ce type prend du temps, il faut s’y préparer et mettre en place des deadlines afin de ne pas trop faire traîner le projet. C’est autant le prestataire informatique que notre entreprise qui doivent travailler sur le projet, du début à la fin. Si le travail est bien exécuté d’un côté comme de l’autre, le projet respecte les délais prévus et s’implante convenablement.
L’implantation de nos outils a permis à All In One de gagner en précision, de limiter le papier et d’être plus professionnel vis-à-vis de ses clients. À terme, l’entreprise devrait continuer de gagner en efficacité dans la gestion des interventions, la réalisation des documents commerciaux et la simplification du travail administratif.