Créée en 1991, AIC International a pour vocation d’offrir des produits astucieux et pratiques au plus grand nombre. Afin de gérer plus de 1500 références et l’activité commerciale, elle a choisi Infocob CRM dès 2009. Plus tard, l’entreprise a continué de faire confiance à INFOCOB Solutions pour la mise en place d’un logiciel de gestion, le déploiement des serveurs et le développement de leur site web. L’entreprise à taille humaine est un bel exemple de création d’un système d’information comprenant ERP, CRM et site web qui fonctionnent ensemble. Rencontre avec la responsable communication de l’entreprise, Sophie Delangue.
Vous commercialisez des produits astucieux et innovants. Pouvez-vous nous en dire plus sur le fonctionnement de votre entreprise ? Quelle est votre particularité ?
AIC International distribue et commercialise des produits astucieux, innovants et citoyens. Notre marque « Orium » est ainsi déclinée en quatre univers :
- Orium Mesure pour les horloges et instruments de mesure de la qualité de l’air
- Orium Confort pour les produits astucieux du quotidien
- Orium Énergie pour les batteries et panneaux solaires
- Orium Jardin pour les produits de décoration et d’éclairage du jardin
Nous travaillons à la fois avec les GMS, les magasins spécialisés, les grossistes, les marketplaces et les vendeurs par correspondance. Nous avons également un site e-commerce sur lequel nous vendons en direct certains produits.
Au total, nous gérons plus de 1500 références. Cela représente un stock d’environ 2000 palettes de produits à destination de plusieurs centaines de clients situés dans 10 pays !
Vous avez mis en place Infocob CRM en 2009. Comment fonctionniez-vous à ce moment-là ?
Nous n’avions pas de logiciel, nous faisions tout avec des fichiers Excel ou sur papier. C’était faisable car nous étions une petite équipe, mais c’était fastidieux et petit à petit, l’équipe a grandi. Nous avions vraiment besoin de structurer notre activité avec des outils appropriés.
Vous étiez combien à ce moment-là ? Et à présent ?
Mon mari a racheté l’entreprise en 2005. Il y avait cinq personnes. Aujourd’hui, nous sommes une quinzaine à travailler pour AIC International. Nombre auquel il faut ajouter les commerciaux itinérants.
Pour revenir sur le logiciel, le besoin était vraiment d’avoir un tronc commun pour la gestion des informations. Le logiciel a été fait sur mesure par rapport aux spécificités de notre métier. Il y a aujourd’hui une dizaine d’utilisateurs du logiciel : commerciaux, administrateurs des ventes, chefs de produit, acheteurs…
Nous avons choisi INFOCOB Solutions pour sa capacité à comprendre notre besoin et à développer une solution sur mesure à partir de nos problématiques. L’équipe est professionnelle et à l’écoute, le tout dans une ambiance généralement conviviale.
Christophe Delangue – Dirigeant AIC International
Quel est le périmètre d’utilisation du logiciel au sein de votre structure ?
Notre besoin initial était de gérer les informations. Nous utilisons Infocob CRM essentiellement pour la gestion des produits et pour la gestion commerciale.
Concernant la gestion des produits, nous pouvons ajouter facilement les photos, les couleurs, les fiches techniques, les manuels à chaque fiche produit… Ces informations sont accessibles par tous et facilement modifiables. Nous nous servons de ces informations pour créer nos catalogues produits et afficher les produits sur notre site.
Ensuite, le logiciel est très utilisé pour la prospection commerciale et l’administration des ventes. Il nous permet d’organiser tout le suivi commercial avec nos clients. Tout le monde a facilement accès aux informations nécessaires. Dans ce cadre, nous nous servons beaucoup des actions pour organiser le travail commercial.
Pour la prospection, nous pouvons facilement gérer le flux et la qualification des prospects. Le logiciel nous sert également à gérer nos 80 fournisseurs et nos autres partenaires.
À présent, quel est votre environnement numérique ? Comment fonctionnent les outils entre eux ?
Nous avons d’abord installé Infocob CRM. Ensuite, vos équipes ont déployé le logiciel de gestion Gestimum. Ce dernier nous sert pour la gestion tarifaire, financière et comptable. Le logiciel est très bien interfacé avec le CRM : les informations saisies dans le CRM remontent vers l’ERP Gestimum et inversement, c’est très efficace.
Notre site web a aussi été réalisé par votre équipe. Il est lié à notre CRM au niveau des produits : lorsqu’une fiche produit est ajoutée ou mise à jour dans le CRM, elle l’est aussi sur le site web. Cela nous évite de perdre du temps à réécrire les produits sur notre site.
Comment s’est passée la conduite du changement auprès des équipes ?
La mise en place du logiciel s’est très bien passée. Les salariés se sont rapidement rendu compte que l’information allait être mieux partagée, plus accessible et qu’ils allaient gagner en efficacité.
Aujourd’hui, qu’en pensent-ils ?
J’ai pu échanger récemment avec d’anciens et nouveaux utilisateurs. Ils considèrent que l’outil informatique est vraiment bien adapté pour la gestion des produits, le suivi des relations avec les fournisseurs et clients ainsi que pour le travail en équipe. Ils apprécient la puissance du logiciel pour traiter les chiffres et le fait qu’il soit complet tout en restant intuitif et efficace. Enfin, l’utilisation des actions pour gérer le travail, les échanges en interne est jugée très utile.
Avec le recul, qu’est-ce que vous a apporté le CRM ?
Le CRM nous a permis d’avoir une organisation plus simple et facile notamment grâce à cette centralisation des informations. Nous travaillons de manière plus rigoureuse et fluide. Dès qu’il y a une mise à jour ou un changement quelconque, tout le monde est informé. Notre communication et organisation interne s’est considérablement améliorée.
Avez-vous un conseil à donner aux entreprises qui souhaitent mettre en place un CRM ?
Mon conseil : bien définir le cahier des charges dès le début du projet CRM.
Christophe Delangue – Dirigeant AIC International
À présent, c’est vraiment un outil indispensable pour l’organisation avec les clients et en interne. Une fois qu’on y a goûté, on ne peut plus s’en passer. On gagne en productivité, en efficacité… Franchement, je ne sais pas comment on pourrait faire sans aujourd’hui ! S’il y a un conseil, ce serait d’y aller, de ne pas hésiter à mettre en place un CRM !
L’activité et le fonctionnement d’AIC International sont uniques en leur genre. Afin de structurer leur travail, le choix d’Infocob CRM a permis d’avoir un logiciel parfaitement calibré à la façon de travailler de l’entreprise. Le travail des équipes d’INFOCOB Solutions a abouti à un système d’information simple et connecté entre l’ERP, le CRM et le site web. Merci à AIC International de nous avoir fait part de leur retour d’expérience.