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Portrait d'entreprise

Vendée Protection Incendie

Toujours plus de services pour ses clients et la croissance au rendez-vous !

 

Créé en 1994, Vendée Protection Incendie s'illustre en tant que prestataire de maintenance et de fourniture de matériels de lutte contre les incendies et agit plus spécifiquement sur le désenfumage, l’éclairage de sécurité et les extincteurs. Ses clients sont aussi bien des entreprises, des administrations que des établissements publics.

La société a très bien progressé, elle est passée de 9 à 17 collaborateurs ces 3 dernières années pour une augmentation de chiffre d’affaires conséquente.

 
 

Jérôme Périgord, son dirigeant,
nous explique en quelques mots les clés de son succès.

jerome_perigord“C’est notre notoriété qui s’est construite progressivement et la qualité de services que nous apportons quotidiennement à nos clients qui sont les vrais moteurs de notre développement.”

De réelles économies sur les impressions et l’affranchissement sont faites depuis que les rapports sont disponibles et téléchargeables à J+1 suite à la vérification dans un espace client personnalisé.
Nous en sommes venus à créer cet espace car nous avions de nombreux appels de clients demandant un renvoi de rapports déjà envoyés. De plus, nous souhaitions leur apporter plus de services.

Aujourd’hui, le parc clients ainsi que le parc matériels sont suivis de façon très professionnelle avec une grande traçabilité. Nous facturons nos interventions en moyenne 3 jours après le passage du technicien, notre circuit de l’information s’est réellement allégé, fluidifiée pour la bonne santé de la trésorerie de l’entreprise.

Nos clients ont désormais à leur disposition leurs contrats signés et peuvent effectuer à tout instant une demande d’intervention associée au matériel concerné."

 
 

Il revient sur la performance de l’organisation interne qu’il a mise en place au fil des années.

 
 

Pour arriver à ce résultat, je suis parti d’une feuille blanche et des constats suivants :

Nous avions du retard dans l'envoi de nos factures, notre planning des interventions n’était pas bien réalisé et communiqué aux techniciens. Nous effectuions la retranscription des rapports de vérification manuscrits, ce qui était une perte de temps énorme. Le traitement d’un dossier prenait un temps considérable et la facture partait en moyenne 3 à 4 semaines après l’intervention. Le suivi du parc des clients n’était pas aussi professionnel qu'il ne l'ai aujourd'hui.

En 2011, pour remédier à ces dysfonctionnements identifiés, j’ai fait le choix d’équiper l’ensemble de mes collaborateurs d’un outil informatique. L’objectif premier était de leur faire gagner du temps.

Après une consultation approfondie des logiciels du marché, mon choix s’est porté sur Infocob BORVO, outil adapté au monde de la prévention et sécurité incendie, que j’utilisais déjà depuis 2000 pour gérer mon quotidien et qui petit à petit à gagné du terrain au sein de l’équipe administrative et l’équipe de commerciale. 

En comparant les outils du marché en 2011, je me suis rendu compte que j’arriverais à obtenir un logiciel sur-mesure nous apportant un résultat très positif, en total adéquation avec les besoins de mes équipes. Mon goût pour l’informatique, mes compétences dans ce domaine ainsi que l’accompagnement de l’équipe technique infocob ont contribué à remplir l’objectif initial.

Pour les 8 techniciens nomades qui sont avant tout des vérificateurs, il faut que l’outil soit le moins contraignant possible pour eux. Leur métier n’est pas d’utiliser l’outil informatique. Dans notre cas, il était nécessaire d’opter pour une base embarquée pour qu’il n’y ait aucune coupure, dans un ascenseur ou dans un bâtiment ne pouvant recevoir de connexion internet. Notre prestataire Infocob nous a suivi sur ce choix.

Nos techniciens synchronisent désormais le matin et le soir pour rapatrier leurs données de bons de vérification au sein de la base siège. Le service administratif est prévenu via le système et peut déclencher la facture sans aucune ressaisie. De cette façon, les gains de productivité sont indéniables.

 
 

Après recul, un avis sur la conduite du changement

 
En définitive, il ne faut pas donner le choix aux collaborateurs. Avec beaucoup de relationnel, de l’empathie et un outil bien pensé, aujourd’hui, la preuve est là : les plus réfractaires à l’annonce du projet ne peuvent plus se passer de l’outil et supporteraient difficilement de revenir au support papier.

 
 

Des conseils pragmatiques aux
entreprises
qui voudraient se doter d’un
outil CRM

Pour que cela fonctionne, il faut que tout le monde utilise l’outil de la même façon et une direction impliquée. J’ai attaché une importance toute particulière à adapter l’outil à chacun des profils utilisateurs.

En me mettant à la place du technicien et en connaissant bien sa problématique du quotidien sur le terrain, la conception des écrans a été adaptée pour faire en sorte que l’intervention soit rendue la plus simple possible. Le technicien fait un minimum de clic pour accéder aux données du client, au calendrier et aux interventions pour lesquelles il indique le matériel vérifié et les pièces détachées ajoutées. Autre avantage pour lui, il a son planning embarqué en permanence à jour.
Nous avons adopté la même démarche pour répondre aux besoins des administratifs, le but étant d'alléger le travail de chacun.
Petit exemple concret, nous avons fait le tour des services pour détecter les besoins en termes d’analyse de données afin de créer des critères d’analyse pré-enregistrés et permettre à chacun d’être plus efficace.

Et encore de belles perspectives d’optimisation

Ce que nous attendons avec impatience, la nouvelle version d’infocob CRM, Infocob 10. Demain, nous allons pouvoir analyser encore plus précisément l’état de notre parc. Cela va être encore une nouvelle étape.

La communication entre le siège et les collaborateurs sur le terrain va être plus efficace car les réplications de données vont pouvoir avoir lieu plus régulièrement de façon optimisée. Nos techniciens synchroniseront leur base de données embarquée dès qu’une connexion internet sera détectée.